基于协同办公的医院办公自动化系统模式的研究

现代数字化医院的建设，必须有赖于医院教学、科研、医疗和行政管理等各个层面办公的自动化进程；建立统一的协同办公系统，强调信息集成、沟通、协作以提高办公效率和管理水平是现代数字化医院办公系统的发展趋势。本文围绕医院协同办公系统的设计、开发和应用实践，提出具有一定先进性、可实现性的医院协同办公系统的功能模型。

随着“数字化医院”建设的推进，办公自动化系统（OA）作为医院信息化规划和建设的重要组成部分，逐步得到医院管理层的重视。目前，中国医院办公自动化系统从最基本的文字处理辅助，逐步向以信息快速传递、流程有效控制、信息充分利用为特征的协同办公管理阶段发展。通过协同办公系统的运行，使医院各部门工作人员方便地共享信息、高效地协同工作{3}。建立统一的协同办公系统已是现代数字化医院办公系统的发展趋势。

1.医院办公自动化系统的发展

医院办公自动化系统的发展经历了多次变迁：第一代以数据处理为中心，注重文档处理；第二代以工作流为中心，注重日常办公事务的处理；第三代以知识管理为重心，强调知识的共享和交流；而目前的第四代则逐步向协同办公、面向应用集成和决策支持功能的方向发展。

1.1 国内医院办公自动化系统的现状和问题

1.1.1 国内医院办公自动化系统的现状 面对网络时代，各医院纷纷利用信息技术，打造自己的“数字化医院”，从而推进信息化建设，但要成为真正意义上的数字化医院，必须有赖于医院医疗、教学、科研、行政管理等各个方面办公的自动化进程。据《2008年上海市医疗机构卫生信息现况调查与分析》中对76家上海二、三级医院关于信息系统应用状况的调查发现，医院办公自动化系统在全院使用、建设、部分试用的三级医院比例仅占62%，而二级医院仅占51%[1]；2008年5月发表的《中国医院信息化发展研究报告（白皮书）》也指出：目前，全国三级医院中医院办公自动化系统已建立的仅占20.18%，在建占9.61% [2]。数据表明，医院办公自动化系统建设尚处整体起步阶段，纵然有些医院构建了基础的项目应用，但开发模式封闭，无法形成统一的规范，导致应用效率低下。

1.1.2国内医院办公自动化系统应用中的问题：

1.1.2.1 系统功能单一，办公一体化意识欠缺。目前，已建的办公自动化系统往往关注某种单项功能的实现，在办公流程整合上存在空白。行政办公的过程中通常流转环节多，一体化管理能减少重复录入和修改，也有利于数据的完整性和准确性。

1.1.2.2 与医院HIS系统脱节，导致资源浪费。HIS系统最大可能地采集和汇聚了医疗机构的大部分信息资源和医学记录，并涵盖了各方面工作的基础数据和文档信息。办公自动化系统没有与HIS系统进行“有效接入”，直接导致大量的重复投入与重复劳动，耗费了不必要的投入。

1.1.2.3 医院行政办公管理水平不高，数字化应用意识和观念不强。医院行政办公管理较多仍处于“人治”阶段，缺少明晰的管理流程，随意性较强。这与办公自动化系统带来的流程控制理念产生冲突，使办公自动化系统的应用推广受到阻碍。

1.1.2.4 办公信息网上流转带来的安全隐患。办公信息的网上流转容易引起对病毒和黑客攻击导致信息失窃带来的担忧。办公事务网上流转对信息的真实性、有效性提出更高的要求。

1.2瑞金医院办公自动化系统的发展

瑞金医院办公自动化系统的建设经历了4个阶段：1，从手工文档转化为电子文档；2，从人力资源系统、公文系统、档案系统等独立办公应用的建立；3，3，医院行政公事务的全流程信息自动化；4，协同办公系统。

1-3阶段，在系统的设计和开发过程中，注重单个工作流程的特点和功能，只满足了单个职能部门的业务和需求。当前，医院现代办公越来越强调信息集成、沟通、协作以提高办公效率、提升管理水平，因此，瑞金医院建设完成了协同办公系统。该系统的建设目标和主要任务wei利用工作流技术加强职能部门之间的协作来共同处理审批事务；利用现代通信工具电话、手机、视频会议等加强交流和沟通；利用办公日程安排、个人办工助理为办公人员提供便利；利用决策支持及时知晓和分析管理数据。

2瑞金医院协同办公系统的建设

2.1 瑞金医院协同办公系统的设计理念

2.1.1 信息网状

医院中的各种公文资料都存在着因果关联，瑞金医院的协同办公系统能够将零散的、看似无规律存在、没有必然联系的众多信息汇聚成一张无形的“信息网”，由一个信息节点能够引申到一条信息主线，再通过这条信息主线关联到整体的信息网，使用户能够及时、准确地对信息进行由局部到全局的了解和掌握。
2.1.2 业务关联

行政办公越来越重视部门与部门，部门与员工之间的协作。瑞金医院的协同办公系统能够将各部门的各种业务环节进行高效整合，进行统一管理，使各业务环节之间的联动成为可能，保证了信息的更新与链接的时效性与统一性。
2.1.3 随需而应

医院内的信息资源是在通过“医、教、研、人、财、物”等工作流程中产生的，这些资源可以按需所取，根据应用人员的要求，迅速准确地检索到并客观完整地汇聚在一起，冲破信息资源之间的隐性阻滞，使之为用户的需求服务，使资源能够得到最为充分的利用。

2.2 瑞金医院协同办公系统的建设任务

2.2.1 建立流畅的内部通信平台

瑞金医院现已建有医院电子邮件系统、医院短信平台，为加速院内各类信息的传递提供了便捷的方式。其中会议通知、工作提醒、病人随访和预约确认等多个领域都在内部通信平台上得到广泛应用；逐步试点的内网计算机即时通讯系统、远程视频会议系统将进一步丰富院内的便捷通信手段。

2.2.2 建立信息发布平台

瑞金医院在内部门户网站上已建立起一个有效的信息发布和交流的场所，例如院内公告、医院新闻、医院论坛等板块，以及各职能部门子网站，使医院内各类信息在员工间得到及时和广泛的传播。这些信息的发布依托内容发布平台，使不具备专业知识的人员都可利用这一平台完成内容发布。

2.2.3 建立更多公共办公服务

日程管理、联系人管理、会议管理、车辆管理、物资申领、摄影图库等应用都是院内各部门日常办公中经常使用的工具。瑞金医院协同办公系统将这些应用进行了整合，建立统一的公共办公服务入口，为员工提供一站式的办公服务。同时，还将根据员工自身工作需求，为其提供待办工作列表、待阅公文列表、待读邮件列表等个性化的办公首页，方便其快速处理各种业务。

2.2.4 建立专项办公业务

在人力资源管理、科研管理、公文收发管理、档案管理、教学日历管理等多个专项业务领域建立了网上办公平台。这些平台为提高相关部门的办公效率，丰富管理手段提供了帮助。如：在人力资源管理系统中实现医院、部门、科室三级员工信息管理，建立了5000多名在职、退休员工的信息库，集成了医疗质量、继续教育、科研信息（课题和经费）、医德医风等绩效考核内容；在科研管理系统中可查阅承担的科研课题、获得的科研经费（使用经费卡管理）、发表的科技论文；公文和档案管理系统则已实现了网上电子公文起草、阅读、流转、审批和归档、组卷等工作。

2.2.5 建立决策分析平台

协同办公系统还有效地整合了辅助决策平台的主体功能，根据不同的应用需求定制并提供相应的数据展现方法，包括：门诊医师到岗分析、问题处方分析、人力资源结构分析、门急诊人次分析、出入院人次分析、病例分型分析等。并通过内部通信平台将数据信息推送给用户。

3协同办公系统对医院的发展的价值评估

3.1.1 有效促进医院管理体制的革新。使现有医院中多部门、多科室之间相对独立的状态得以调整，加强部门之间的协调协作。横向联系的加强，有效改变了各自为政的局面，从封闭孤立的模式中解放出来，逐步向网络化、一体化的模式靠拢，形成环环相扣的工作流程。各职能部门之间信息的交流、反馈、共享及时有序，积极促进医院管理效率和信息化建设水平的提高。

3.1.2有效促进医院管理成本的降低。通过办公自动化系统建设可以节约大量物力成本，包括纸张、胶片和印刷费用等，并通过改善流转环节，产生了间接的经济效益，有利于管理成本的最小化和服务效率的最大化，提升医院的市场竞争力，从侧面提高患者对医院服务满意度，也有利于医院经营管理决策水平的提高，。

3.1.3整合资源、提高决策能力。办公自动化系统的应用有助于实现办公管理的一体化、严格的数据安全控制、流畅的资料档案调用，最终实现办公资料管理的整体性、有效性、安全性和可靠性，有效地优化医院的资源，为医院发展提供一个高效的、便捷的、透明的数字化平台，为提高管理人员的决策能力提供必要的技术支撑，从而提高医院的整体运作效率和竞争能力。

4总结

现代医院的行政管理越来越重视多部门之间的协作，信息的共享，管理的高效，医院的行政管理部门是医院各项政策的推行者，也是全员员工的服务者，OA建设不仅关系到一个医院数字化建设的进程，也很好的体现了一个医院的行政管理水平。协同办公系统的建设同时对医院管理者如何促进医院办公流程化、规范化和标准化的发展提出了更高的要求。通过信息共享技术、通信技术加强部门和员工之间的沟通渠道，将医院的办公资源、流程、信息有效整合起来，提供管理者信息分析、辅助决策等，为医院的便捷、高效的行政办公提供切实保障。建立统一的协同办公系统是现代医院发展新形势的需要，是现代数字化医院办公系统的发展趋势。

参考文献：

1.?《2008上海市医疗机构卫生信息现况调查与分析》；上海市卫生局信息中心、上海市医院协会信息管理专业委员会；出版日期：2009年7月

2.?《中国医院信息化发展研究报告（白皮书）》；中国医院协会信息管理专业委员会；出版日期：2008年5月

3.?明春梅、李初民、张瑜 办公自动化技术及其在医院中的应用? 解放军医院管理杂志 2006JUL：13（4）

作者：上海交通大学医学院附属瑞金医院 院长办公室 龚震晔；计算机中心 薛彦斌 朱立峰

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