“数字化”转型下高职院校智慧采购管理平台研究

0引言

随着信息化技术的快速迭代，教育信息化己经成为我国教育体制改革的必然要求。国务院颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》明确提出要推动高等教育信息化，构建现代远程教育系统，加强数字化教育资源建设，提高信息化管理水平。《江苏省职业教育质量提升行动计划(2020—2022年)》提出，强化省级职业教育大数据管理与应用。《“互联网+”招标采购行动方案(2017—2019年)》则进一步推动了招标采购与互联网深度融合，为电子招标系统的发展提供了顶层设计，旨在实现各平台协同运行、互联互通、信息共享的核心目标。

当前，国家“放管服”改革持续深化，其核心是优化服务、提升效率、强化监管。传统手工或半自动采购流程，审批链条长、透明度低、效率瓶颈明显,己难以适配“简政放权、放管结合、优化服务”的改革要求。智慧采购通过流程线上化、标准化、自动化，成为落实“放管服”最直接、最有效的技术支撑。

1“数字化”转型下高职院校智慧采购管理平台建设重要性

1.1“数字化”应用的现实紧迫性

在数字经济全面渗透各行业领域的时代背景下，高职院校推进招标采购管理数字化转型具有现实紧迫性。招标采购作为高职院校组织运营的核心环节，其数据资源蕴含重要的管理价值，但传统管理模式导致数据分散、交互不畅，形成“数据孤岛”，不仅限制了数据资产的深度开发，更严重制约了跨部门协同效率。在深化“放管服”改革的时代背景下，构建智能化招标采购管理平台，成为破除数据壁垒、整合业务流程、培育智慧校园数字生态的核心突破口，亦是高职院校提升治理效能、实现高质量发展的必由之路。

1.2风险防控与合规性要求提升

随着教育领域内外部监督体系的持续完善与监管力度的强化，高职院校招标采购工作面临的廉政风险与合规性要求日益凸显，构建智慧采购管理平台成为强化内部控制、提升治理效能的重要路径。通过管理平台，数字化固化采购流程，确保操作环节严格遵循既定标准;依托全流程电子化运行机制，实现采购活动的全过程留痕可溯;运用智能预警与动态监控系统，对潜在风险进行实时识别与提前干预;借助文档自动化管理技术，保障采购文件的规范性与完整性。上述信息化手段的综合运用，能够显著提升招标采购工作的规范化水平与透明度，有效构建起覆盖采购全生命周期的风险防控体系，为高职院校招标采购工作的合规运行提供坚实保障。

1.3 高质量发展需要数据驱动决策

数据驱动是高职院校实现精细化管理与科学化决策的诉求的核心路径。招标采购作为高职院校资源配置的关键环节,其产生的数据具有显著的管理价值与决策意义。智慧采购管理平台通过系统性数据采集与动态化数据更新,能够持续积累涵盖供应商综合评价、价格波动、预算执行进度、采购需求规律等多维度的海量数据资源。这些数据以其准确性、实时性与完整性,不仅为优化采购流程、提升资源配置效率提供了量化依据,更为制定中长期采购策略、支撑院校整体发展战略决策构建起坚实的数据基础。通过对采购数据的深度挖掘与智能分析,可有效推动高职院校招标采购管理从经验驱动向数据驱动转变,从而提升治理体系与治理能力的现代化水平。

2“数字化”转型下高职院校智慧采购管理平台建设存在的问题

受信息化制度建设不完善、信息化应用深度与广度不够等问题,高职院校招标采购信息化制度建设存在诸多亟待解决的难题与挑战。

2.1信息化制度建设不完善

目前,政府采购领域已形成较为完善的制度体系,对招标采购流程规范及工作严肃性提出明确要求。《中华人民共和国招标投标法》中鼓励利用信息网络进行电子招标投标,为其发展提供了政策导向。2013年《电子招标投标办法》中明确,电子招标投标系统根据功能的不同,分为交易平台、公共服务平台和行政监督平台,但未涉及智慧采购管理平台的行业应用规范。由于缺乏针对智慧采购管理平台全流程电子化的政策依据,高职院校招标采购电子化领域面临研发标准不统一、制度供给不足的困境,导致各大厂商研发缺乏规范指引^[1]。

2.2全业务整合的滞后性

高职院校招标采购涉及多主体:参与主体涵盖采购人、采购代理机构、投标人、评审专家等;审批流程涉及财务部门、归口管理部门、审计部门及内控要求的其他部门;业务范围涵盖项目立项、预算落实、采购计划申报、政府采购意向公开、采购申请审批及实施、合同签订、资产入库、履约验收、合同付款等多个环节。然而,现有招标采购信息平台与省级政府采购一体化平台、学校统一认证平台、资产入库系统、财务系统、合同签订系统等存在端口对接障碍^[2]。接口标准不统一、数据交互机制不完善,致使平台间协同效率低下,不同主体使用的系统无法实现数据的自动流转与共享,大量项目信息仍依赖人工重复录入与传递,存在数据滞后、准确性不足等问题。

2.3全流程覆盖的局限性

目前,高职院校招标采购信息平台大多能够实现采购项目在线审批、采购文件在线编制功能,辅助评标系统基本能够覆盖自动生成资格审查信息抓取并形成审查表、供应商信息一键查询、专家在线评审、汇总计算自动生成评标报告等模块。但是,远程不见面开标、无纸化评标等功能尚未落地,投标人仍需线下递交投标文件、评审专家组织线下评标,招标采购信息平台尚未实现全流程的电子化覆盖^[3]。

3“数字化”转型下高职院校智慧采购管理平台的优化路径

在“放管服”改革持续深化的政策驱动下,高职院校构建智慧采购管理平台是优化采购流程、降低采购风险、提升治理效能的关键举措。加快完善制度规范,实现智能采购管理平台的全业务、全流程整合,打破“数据孤岛”,有着重要的现实意义与广阔的应用前景。

3.1完善信息化建设的标准制度规范体系

1)强化顶层设计统筹。顶层设计需紧密围绕高职院校发展战略,结合采购业务实际需求,制定覆盖全流程的信息化建设总体规划,明确建设 目标与实施路径,同时统筹规划信息系统的架构设计,确保各系统模块间数据互通、功能协同。对标《政府采购法》《招标投标法》《电子招标投标办法》等法规政策,结合高职院校实际制定《智慧采购管理平台建设与运行管理办法》,为招标采购信息化建设提供制度纲领。

2)统一数据与接口规范。制定标准化的数据规范与接口标准是保障信息系统高效运行的基础。应建立标准化的接口规范,明确规定信息平台与财政部门、教育主管部门、公共资源交易平台等外部系统的数据交互标准,从而实现数据的自动对接与共享,提高信息传递效率,减少重复录入工作。

3)完善保密管理制度。招标采购涉及大量敏感信息,需从制度层面强化信息安全保障。 制定信息安全管理制度,明确信息系统的安全防护等级、访问控制策略、数据加密方式等要求^[4]。此外,应加强对信息系统操作人员的安全培训与教育,提高安全意识和保密意识,确保信息系统安全稳定运行。

3.2 推进全业务、全流程整合,打破“数据孤岛”

1)业务层面深度融合。 将智慧采购管理平台与校园核心系统深度融合,无缝对接统一身份认证、财务系统、资产管理系统、合同管理系统等,是打破“数据孤岛”,实现数据互联互通、业务高效协同的关键所在。实现统一身份认证系统的对接,可确保学校统一身份认证平台、应用平台、消息平台的组织架构与人员信息同步,由信息化中心统一监管与备份系统数据,避免重复注册和身份混淆,提升用户使用体验与平台安全性。与财务系统的融合,能够实现预算经费信息同步、采购计划自动推送、经费自动冻结/解冻、履约保证金管理及付款对接等,减少项目部门重复申请、财务人员手工录入、重复录入的工作量,提高预算及财务核算的准确性和及时性。与资产管理系统对接,可使采购入库的资产信息直接同步至资产管理系统,实现资产从采购、入库到使用、报废的全生命周期管理。与合同管理系统对接,可实现招投标资料推送、合同审批及归档等数据共享,降低合同审批风险,强化全过程监管。

2)流程层面全面线上化(图1)。推动高职院校线上与线下相结合的采购模式全面转化为线上采购方式,从辅助评标向全流程智慧化采购转变,利用CA登录验证等方式协助投标人线上递交电子文件并在规定时间内解密;建立线上电子评标室,协助评审专家采用CA或电子认证方式进行线上评标工作;建立电子采购档案库,实现全流程电子档案的归档存档。智慧采购管理平台的应用将大幅提高高职院校的管理规范性和风控能力,有效降低采购活动中的廉政风险。

这种数据的互联互通和业务的高效协同,为构建智慧采购数据分析“驾驶舱”奠定了坚实基础,通过数据挖掘、机器学习等先进技术,能够对分散在采购全流程及各关联系统中的海量数据进行深度清洗、分类与整合,转化为可视化、动态化的数据分析图表和决策指标。“驾驶舱”能为院校的教学、科研和日常运营提供更加坚实可靠的数据支撑,有力促进学校治理体系和治理能力的现代化建设。

3.3嵌入式人工智能大模型在高职院校智慧采购信息平台的应用

随着数字化转型加速,人工智能大模型应用日益广泛。招标采购行业应积极拥抱这一变革,充分利用AI大模型的优势,推动构建智慧采购信息平台,助力招标采购行业朝着更加高效、智能、公平的方向加速发展。

1)采购文件编制智能化。项目负责人可通过输入的采购需求关键词,借助AI智能机器人从海量数据库中抓取历史采购数据、同类项目案例,帮助项目负责人细化技术参数、服务标准等,快速生成采购文件初稿。招标人可借助AI智能体实现文档智能编写及纠错、修改留痕对比查看、法律条款适用等功能。招标代理机构可基于各招标人的个性化需求定制采购文件模板^[5]。

2)风险防范精准化。在围标串标识别方面,AI智能体可以实时监测招标过程中的各种数据,如投标文件提交时间、投标人IP地址、报价分布等,利用AI大模型的预测算法,及时发现围标、串标等异常行为。在关联关系识别方面,AI智能体能够打破信息孤岛,整合工商登记信息、股权结构、人员任职、通信地址、联系方式等多维度数据,通过图神经网络等技术,构建供应商关联关系图谱。它不仅可以识别直接的股权关联、人员交叉任职等显性关联关系,还能挖掘隐藏在背后的复杂关联。一旦发现异常关联关系, AI智能体可以快速生成可视化的关系图谱,清晰呈现投标人之间的关联脉络,帮助采购人识别因关联关系可能导致的不公平竞争和采购风险。

3)需求审查自动化。2025年4月20日《公平竞争审查条例实施办法》正式施行,要求各采购人在发布采购公告之前组织采购文件公平竞争审查。AI智能体可通过构建法规条文库,结合自然语言处理技术,自动扫描采购文件中是否存在设置不平等的市场准入条件,设定无关的资格、技术和商务条件等违反公平竞争的情形,降低人工审核风险,优化营商环境。

4“数字化”转型下高职院校智慧采购管理平台实践应用

在数字技术重塑行业生态的大背景下,高职院校采购管理的数字化转型迫在眉睫。以南京某职业技术大学为例,其作为职业教育领域的标杆院校,虽已搭建采购管理平台,实现了采购计划及意向公开线上流转、采购项目线上审批等基础功能,但目前电子化开评标模块、采购文件线上修订、电子归档材料备份等均未实现,存在信息化深度、广度不足的显著问题。为进一步提升采购管理效能,突破传统模式的局限性,实现采购全流程电子化,学校亟需对现有平台进行系统性升级与优化。通过整合大数据分析、区块链存证等前沿技术,贯通采购需求申报、供应商遴选、招标采购、合同签订、验收付款等环节,打造全链条数字化、智能化的智慧采购管理平台,从而提高采购透明度、降低廉政风险、优化资源配置效率,为职业院校采购管理的数字化转型提供实践范例与创新路径。

5 结束语

基于目前招标采购数字化转型的紧迫性及高职院校高质量发展的需要,本文剖析了现有采购管理平台的局限性,提出通过加强信息化制度顶层设计、纵向贯穿校园核心系统、横向涵盖全流程业务、嵌入式AI智能体技术应用等策略,实现各模块数据互通互联,为高职院校招标采购工作的高效化、智能化、公平化提供理论支撑与实践路径。

[参考文献]

[1] 吕莹.高校全流程电子招标采购管理体系研究[J].招标采购管理,2023(2):55-57.

[2]周海萍.高校招标采购管理信息化应用研究[J].行政事业资产与财务,2023(13):48-50.

[3]王玉.高校招标采购中存在的问题与对策[J].中国招标,2023(9):151-152.

[4] 李韦华.“互联网+”背景下高校招标采购信息化建设探析[J].中国现代教育装备,2024(1):21-24.

[5]程建宁.从Deepseek看AI大模型在招标采购领域的应用[J].中国招标,2025(4):20-25.

《机电信息》2025年第14期第16篇