电子数据交换概述

电子数据互换(electronic data interchange,EDI)亦称电子数据交换，是一种综合了计算机应用、通信和现代管理技术的电子化贸易手段。

EDI系统按照其功能划分由四部分组成，如图1所示。电文生成及处理是将来自用户的或其它信息系统的命令及信息，按EDI标准方式产生EDI电文。或将其它EDI系统转来的EDI电文按其不同类型的要求进行处理，以适应本地其它信息系统文件处理要求，格式转换是对发送的EDI电文按EDI要求作结构化处理，包括语法上的压缩、嵌套、代码转换以及EDI语法控制等，或对接收的结构化的EDI电文作非结构化处理，以便本地内部的信息管理作进一步处理。通信模块是EDI应用系统与EDI通信网路的接口，执行呼叫、自动签发、地址转换、错误纠正和记录传送等，在接收EDI用户电文后，进行审查和确认。接口模块是EDI系统和用户的接口，或和本地的其它信息管理系统或数据库的接口。

为使通信各方数据交换有统一的标准数据内容和格式，使EDI能发展成为一种全球通用的商业工具，需要制定国际标准。CCITT建议扩充X.400电子邮件系统支持EDI通信，其国际标准构成为：①采用存储转发技术来交换满足EDI标准的商业数据。同时对X.400标准进行扩充，以容纳与协议中服务元素兼容的信息类型。②设计类似于个人间信函系统(IPMS)(见电子信箱)的EDI电文通信系统(EDIMS)。EDI对消息传送系统(MTS)的使用类似于IPMS。EDIMS中也将具有 EDI用户代理(EDI-UA)和EDI电文存储(EDI-MS)，即保持IPMS的体系结构。③设计类似于消息处理系统中的P2协议，用于EDI-UA之间。同时提供保存EDI交换所需基本属性的服务元素。④每份EDI电文至多包含一个EDI交换，且被保存在电文体部的第一段，体部的其余段可用于保存有关的附加信息。

4.1 迅速准确在国际、国内贸易活动中使用EDI业务，以电子文件交换取代了传统的纸面贸易文件(如定单、发货票、发票)双方使用统一的国际标准格式编制文件资料，利用电子方式将贸易资料准确迅速的由一方传递到另一方，是发达国家普遍采用的“无纸贸易手段”，也是世贸组织成员国将来必须使用和推广的标准贸易方式。4.2 方便高效采用EDI业务可以将原材料采购与生产制造、订货与库存、市场需求与销售，以及金融、保险、运输、海关等业务有机的结合起来，集先进技术与科学管理为一体，极大的提高了工作效率，为实现“金关”工程奠定了基础。安全可靠在EDI系统中每个环节都建立了责任的概念，每个环节上信息的出入都有明确的签收、证实的要求，以便于为责任的审计、跟踪、检测提供可靠的保证。在EDI的安全保密系统中广泛应用了密码加密技术，以提供防止流量分析、防假冒、防否认等安全服务。减少了许多重复劳动，提高了工作效率。如果没有EDI系统，即使是高度计算机化的公司，也需要经常将外来的资料重新输入本公司的电脑。调查表明，从一部电脑输出的资料有多达70%的数据需要再输入其他的电脑，既费时又容易出错。 EDI使贸易双方能够以更迅速有效的方式进行贸易，大大简化了订货或存货的过程，使双方能及时地充分利用各自的人力和物力资源。美国DEC公司应用了EDI后，使存货期由5天缩短为3天，每笔订单费用从125美.通过EDI可以改善贸易双方的关系，厂商可以准确地估计日后商品的寻求量，货运代理商可以简化大量的出口文书工作，商户可以提高存货的效率，大大提高他们的竞争能力。4.3 降低成本EDI系统规范了信息处理程序，信息传递过程中无须人工干预，在提高了信息可靠性的同时，大大降低成本。香港对EDI的效益做过统计，使用EDI可提高商业文件传送速度81%，降低文件成本44%，减少错漏造成的商业损失41%，降低文件处理成本38%。降低了纸张的消费。根据联合国组织的一次调查，进行一次进出口贸易，双方约需交换近200份文件和表格，其纸张、行文、打印及差错可能引起的总开销等大约为货物价格的7%。据统计，美国通用汽车公司采用EDI后，每生产一辆汽车可节约成本250美元，按每年生成500万辆计算，可以产生12.5亿美元的经济效益。4.4 区别信箱EDI技术是电子信箱技术的自然发展，电子信箱的应用和发展大大提高了人们的办公效率，将它应用于商业事务的愿望促进了EDI技术的发展。EDI和电子信箱之间既有联系又有区别。从通信的角度来说，EDI和电子信箱是相似的，但是它们也有比较明显的区别。例如电子信箱是通过交换网络将人与人联系起来，使人和人之间可以通过交换网络快速准确地交换信息，而EDI则是通过交换网络将两个计算机系统联系起来，例如将服装进出口公司的电脑系统与海关的电脑系统联系起来，以此简化报关手续。所以说，EDI是计算机之间通过交换网络传递商务信息。此外，电子信箱与EDI的另一大不同是，电子信箱存储和传递的信息是用户(人)之间的信息，这种信息只要人能读懂即可，不要求有一定格式(当然，你使用电子邮箱时最好给信件加上前面的称呼和后面的祝词，否则，对方可能就会有意见了)。而EDI通信不一样，EDI通信的双方是计算机，说本质一点，是计算机上的软件。软件可没人那么聪明，什么格式都能看懂，软件之间的通信需要格式化信息内容，况且，EDI通信内容主要是贸易中的文件和报表，使格式化信息成为可能，这是EDI与电子邮箱的另一不同。举一个例子，电子信箱传递的是普通的信件，EDI传递的是文件、表格，但是无论传递的是何种内容的信息都要将这些待传递的内容装入信封，写上收信人地址，贴足邮票，丢入邮筒。也就是说通信的过程是一样的。EDI不是用户间的简单的数据交换系统，EDI用户需要按照国际通用的消息格式发送消息，接收方也需要按照国际统一规定的语法规则，对消息进行处理，并引起其他相关系统的EDI综合处理，整个过程都是自动完成，不需要人工的干预，减少了差错，提高了效率。例如，有一个工厂采用了EDI系统，它通过计算机通信网络接收到来自用户的一笔EDI方式的订货单，工厂的EDI系统随即检查订货单是否符合要求和工厂是否接收订货，然后向用户回送确认信息。工厂的EDI系统根据订货单的要求检查库存，如果需要则向相关的零部件和配套设备厂商发出EDI订货单;向铁路、海运、航空等部门预订车辆、舱位和集装箱;以EDI方式与保险公司和海关联系，申请保险手续和办理出口手续;向用户开EDI发票;同银行以EDI方式结算帐目等。从订货、库存检查与零部件订货，办理相关手续及签发发货票等全部过程都由计算机自动完成，既快速又准确。