何谓完美的办公助手

任何人都无法亲自处理所有事情。甚至马其顿国王亚历山大大帝和南非总统纳尔逊·曼德拉等最伟大的领袖也经常需要一些个人助手的帮助。我们是时候放手把任务交给助手了。

很多故事中的助手是高效且谦让的，他们心甘情愿地让领导或雇主抢去风头，因此基本上会被历史所遗忘。但小说对他们比较认可：我们知道唐吉诃德经常向长期受苦的仆人桑科·潘萨讨教;鲁滨逊·克鲁索要是没有忠仆星期五就无法幸存下来;彻底迷失方向的伯蒂·伍斯特要是没有聪慧机智、无所不能的男仆吉夫斯不知道会有怎样的结局。

最早的互联网搜索引擎之一被称之为“Ask Jeeves”(问吉夫斯)，现在则更名为人们所熟悉的ask.com。随着信息技术的普及，我们的生活变得更容易。许多日常搜索工作都需要使用谷歌或维基。我们购买手机应用软件，就可立即与所需的服务和信息联系起来，而且我们很快就会难以割舍。这个过程还为我们节省了大量时间和金钱。

那么，我们需要个人助手干什么?我不知道从哪里说起，因为我需要多个助手，有些是真人，有些则是电子设备，通常需要在不同地点和不同时区同时工作。

许多工作都可归入信息名下。在这方面，IT给予我们如此多的选项。例如，有了维基软件，我们就可获取大量资料，不必像以往那样跑到附近图书馆查阅资料。有了气象软件，我们可以查询任何目的地天气预报并相应安排行程。有了谷歌地图软件，我们就能找到任何地点的出行线路。

每个人都有自己喜欢的应用软件。Twitter、Skype 和Facebook可帮助提供想法、促进商业社交或与世界各地的亲朋好友保持联络。当然，还有让人上瘾的游戏软件，但的确能打发一天中的无聊时刻，在机场、火车站或公交车站或任何地点的排队等待时间。

最近我自己的生活因为BA(商务助手)软件而变得更加轻松。借助这个软件，我能够计划出行，预订和支付票单，以及在计划变更时评估各个选项。Word Lens是一款比较有意思的新上市软件，提供即时翻译服务。借助这个软件，只要点中菜单，单词就能转译成自己的语言。听起来很棒吧?

不过，当信息量不够用时，你需要联系他人帮忙。接听电话是一项重要工作。几乎所有年轻创业者很快发现自己需要立刻到达不同地点，同时又要让客户或潜在客户能够与自己保持联络，而不只是通过手机联系。出于信誉考虑，他们需要一个至少听起来像个办公室的地点，有真人在电话线的另一端处理来电。

办公空间提供商在全球各地提供的电话接听服务，已经成为小型企业和初创型企业日常经营不可或缺的一部分，而雷格斯是世界领先的办公空间提供商之一。此外，我们经常还需要其他人提供的接待、看护及处理其他许多相关事务的服务。

我们需要见识多广、可靠可信、聪明智慧、谨小慎微和镇定自若的助手。他们必须具备筹办会议、上传下达、沟通联络、处理投诉、保持镇定，以及确保所有事情有序运作的能力。

不过，理想的助手所须具备的最重要素质，是他们应当完全没有自私自利。在商业和公众生活的上流阶层中，总有一些很强势的人为了赢得注意力和优越感而激烈拼杀。在这些自我冲突、小肚鸡肠和勾心斗角的漩涡之中，完美的助手应当成为沉着镇静和安心自信的绿洲，发挥可靠的共鸣板的作用，过滤情感，让愤怒或烦躁消退，从而帮助有条不紊地搞定事情。

当然虚拟助手或电子软件不会存在自私问题，因此这是它们的明显优势之一。虽然科技并不总会按你所希望的方式发挥作用，但通常不会像真人那样威胁你的血压或导致不必要的情感分心。

但任何软件或IT程序都无法发布即时消息、沟通思想、试探意向、沟通磋商、解释说明以及承担汇报工作。

你需要独一无二的个人助手完成这些任务，而他们也心甘情愿地担当本质上是从属的角色。这里我非常谨慎地挑选了形容词。虽然我是说从属，但绝没有低下的意思。出色聆听者所需具备的智慧和悟性都是稀缺的素质，往往与友善、大度和耐心相伴而生。

我认为，雷格斯商务中心提供的接待服务和其他服务为客户提供了助手所需的部分素质。作为公司董事会主席和首席执行官，我觉得自己真的非常幸运，因为我本人也使用多名个人助手的服务。有些是男助手、有些是女助手。所有人都是那么智慧，悟性那么高，又是那么宽容。罗列其中的任何一个助手都是不公平的。但我知道，如果没有这些助手，那么我就无法做到从容管理。

塞万提斯、笛福和沃德豪斯都没错。完美的助手是无价之宝。